בבואנו ליישם פרויקט, בכל תחום שהוא, אנחנו לוקחים בחשבון שתי נקודות עיקריות בהן יש לדון בכובד ראש : מסגרת תקציב והצלחת הפרויקט. בכל פרויקט אותו מנהלים, בעולם הטכנולוגי ובכלל, אנו עדים במקרים לא מעטים, ל"פילים לבנים" – מערכות שפותחו והוטמעו ובסופו של דבר, נדחו על ידי הארגון ועל ידי המשתמשים ואינן בשימוש. בכדי למנוע זאת, או לפחות לצמצם סיכונים מסוג זה, להלן מספר עצות מקצועיות ושימושיות, בבואו של ארגון ליישם פרויקט BI :
1 . יש להשלים עם העובדה, כי כמו כל דבר בחיים, כדאי להתחיל בשלב ראשון בתכנון. שלב התכנון הנו הבסיס להצלחת הפרויקט. תכנון נכון הוא כזה שבו נגדיר צרכים, מבנה של נתונים, ממדים ומדדים, מבטיח ב-80% את הצלחתו של הפרויקט ומונע שינויים משמעותיים בעתיד.
לצורך כך, נדרשת עבודת הכנה מעמיקה של צוות או"ש (ארגון ושיטות) אשר ידאג לתשאול המשתמשים ולתחקורם, כמו גם להצפת רעיונות חדשים ולחידוד של דרישות, אשר הנן ספציפיות ומשתנות לכל ארגון ולכל תחום עיסוק.
2. על מנת להימנע מ"פילים לבנים", כאמור, יש לחלק את הפרויקטים ל"נקודות פידבק". בכל נקודה כזו יופצו התוצרים בקרב המשתמשים (הנהלה, אנשי כספים, אסטרטגיה ועוד) לצורך אישור הקיים אשר הושג עד כה ולצורך התקדמות לשלב הבא. בקרה זו תבטיח הירתמות של המשתמשים לקבלת הפתרון החדש ולהגברת סיכויי הצלחתו של הפרויקט.
3. יש לבחון בתשומת לב את כל כלי ה – BI אשר עומדים לרשותנו ליישום הפרויקט. במקרו, כל הכלים יאפשרו הצלחה של פרויקט, אולם לכל כלי הייחודיות שלו. על מתכנן הפרוייקט לבחור את הכלי המתאים ביותר לצורך הספציפי ולא לבחור את המובן מאליו, או את הכלי הזמין ביותר.
יתרה מזאת, לא כדאי לחשוש מהשימוש במספר כלי BI באותו הארגון. במקרים מסוימים, אפילו לא תהייה ברירה אלא לעשות שימוש כזה ביותר מכלי אחד. מגוון של כלי BI יכול לעתים, לתת תוצאות טובות עבור ארגונים מסוימים ועבור מטרות ספציפיות לשמן מנוהל הפרויקט כולו. \
4. תתאימו שיטות הפצה למשתמשים : ככל שתקרבו יותר את הידע למשתמש כך יגדלו סיכוייו של הפתרון , הפיצו את הידע במייל , בפורטל או בכל אמצעי (חזק) ארגונית , הפצה נכונה תאפשר למשתמשים "להתחבר" למערכת.
5. מאחר ורוב הפרויקטים היום, בתחום הבינה העסקית, הנם פרויקטי ניהול ביצועים (CPM), או בשמם הנפוץ "פרויקטי מדדים ויעדים", יש לאמץ גישה שונה בהגדרת המדדים. וזאת, על ידי קבלת סיוע מצדו של גוף חיצוני מייעץ, המתמחה במדידה. יישום כלל זה יאפשר את ההגדרה האופטימאלית של מדדים ושל אשכולות כמו כן ישנו ערך מוסף לגוף מייעץ בעל ידע וניסיון במטרייה הנבחנת.
6. למרות שרוב מערכות התובנה העסקית אינן מערכות On Line , נחיצותן וחשיבותן מעניקה להן כבוד של מערכות תפעוליות לכל דבר ועניין. על כן, הטיפול בהן צריך להיות בהתאם. על המערכות הללו להיות מתוחזקות ככל מערכת תפעולית אחרת. יש להגדיר הסכם SLA- Services License Agreement מסודר וברור מול המיישם.
הסכם זה יבטיח טיפול הולם במערכת, בכל שעות היום, ועל ידי צוות מקצועי.
ומכאן, כל שנותר הוא אלא לאחל לכם תבונה עסקית והצלחה, בכל אשר תעשו.
