כלכלה, עסקים- פורטל אקונומיסט
 
 
 
 
 
 
טכנולוגיה, קנין רוחני

10 מהלכים חיוניים להצלחת פרוייקט IT

24/08/2008

רבות אנו שומעים על פרויקטים אשר לא עמדו בהבטחות העסקיות וכשלו במימוש היעדים והמטרות להן כוונו. הסיבות לכך הן רבות ומגוונות אך העיקריות שבהן הן: חריגה מתקציבים, חריגה מלוחות זמנים, תכולות פרויקט לא ברורות, יישום שגוי, טכנולוגיות לא מתאימות ואי שביעות רצון כללי של המשתמשים. מניסיוננו, הבנה, הפנמה ויישום של אסטרטגיית "פרויקט מוצלח" תבטיח פרויקט עם סיום מוצלח.

1. בניית אסטרטגיית IT – המהלך הראשון, שהינו החשוב ביותר ועליו מתבסס הפרוייקט, הינו שלב קביעת האסטרטגיה. חשוב לבצע אסטרטגיית IT לבחינת ובחירת מערכות המידע אשר ימנפו את הדרישות העסקיות של הארגון. שלב זה אינו תלוי טכנולוגיה ומתבטא באפיון על של הדרישות הארגוניות. ביצוע אסטרטגיית IT עוזרת להביא את הארגון לבגרות הדרושה לפני בחירת ויישום המערכות. אי יישום שלב זה מוביל לבחירת מערכות לא מתאימות לצורכי הארגון ולכישלון הפרויקט.

2. בחירת הספק - כיוון שפרוייקטי IT הינם בעלי מורכבות רבה, חשוב כי הספק הנבחר יהיה בעל יכולות מוכחות הן בתחום האסטרטגיות IT והן בתחום הטכנולוגי וכן בעל יכולות וניסיון בניהול פרויקטי  IT מגוונים. חשוב לוודא כי הספק מבוסס היטב מבחינה פיננסית והוא ביצע מספר רב של פרוייקטים בתחום. רק ספק המסוגל לתרגם דרישות עסקיות של הארגון ליישום טכנולוגי ולנהל פרויקט משלב האסטרטגיה ועד לעלייה לאוויר, יוכל להוביל את הפרויקט לסיום מוצלח.

3.. עבודה מול גורם אחד לאורך כל שלבי הפרויקט – בדרך כלל פרוייקטים מסוג זה משלבים מספר גורמים, שכל אחד מהם אחראי על ביצוע שלב אחד בלבד. נהוג לחלק פרוייקטים אלה לשלושה שלבים – שלב איפיון ובחינת הצרכים, שלב בחירת מערכות המיחשוב שיתנו מענה לצרכים כפי שהוגדרו ושלב ההטמעה בפועל של המערכות בארגון. ריבוי הגורמים הינו הגורם מספר אחד לכשלון פרוייקטים אלה. לכן, מומלץ כי פרוייקטים ינוהלו  ע"י גורם אחד על מנת למנוע תקלות ואי הבנות בין גורמים מעורבים. בראש ובראשונה, חשוב כי החברה המבצעת את האפיון ואת האסטרטגיה של הפרויקט תהיה גם החברה הלוקחת אחריות גם על יישומו. הקפדה על כך, מאפשרת הן לספק והן ללקוח להימנע מלמידה ואפיון מחדש של הצרכים הארגוניים. כמו כן, כאשר הביצוע והיישום מתבצעים בידי ספק אחד , שיטה זו מונעת ויכוחים מיותרים הנוצרים בדרך כלל סביב אפיון הפרויקט.. ברגע שגורם אחד מאפיין ומיישם – אותן החלטות שהתקבלו בשלב האיפיון הם גם אלה שמיושמות בהמשך.

4. אחריות על הפרויקט – המלצה זו, הינה המשך ישיר של ההמלצה הקודמת , לעבוד עם גורם אחד, שינהל את הפרוייקט כולו. כאשר מספר גורמים מעורבים בשלבים השונים של הפרוייקט, אין גורם אחד שלוקח אחריות מלאה על תוצאות הפרוייקט. לאורך הדרך בפרוייקטי IT , בגלל המורכבות שלהם, מתעוררות בעיות וצצים מכשולים. לא תמיד ניתן לאתר היכן החוליה החלשה ומי הגורם שאחראי לכשל. לכן, כאשר גורם אחד אחראי על  הפרוייקט כולו , גם אם הוא מפעיל מספר ספקי משנה שעוזרים לו ליישם את הפרויקט, הוא זה שנותן את המענה לכל בעייה ושאלה שתתעורר.


5. עלויות – פרוייקטי IT , כמו גם פרוייקטים מורכבים אחרים, מתאפיינים בהערכות כספיות שגויות, אשר לא לוקחות בחשבון מראש הפתעות. לעיתים קרובות עלויות הפרוייקט בסיומו גבוהות בהרבה מהתקציב הראשוני, מה שגורם לכך שפרוייקטים נעצרים או נכשלים. וכאן אני שוב חוזר להמלצתי לעבוד עם גורם אחד, כיוון שכאשר אותו הגורם שמאפיין וקובע את האסטרטגיה אחראי גם על שלב היישום של הפרוייקט, ההערכה הכספית של עלויות הפרויקט איננה משתנה לאורך שלבי ניהולו ועד לעלייה לאוויר. משלב האסטרטגיה והאפיון ועד לשלב הביצוע – אותו ספק בדיוק אחראי על ביצוע השלבים ולכן, ההחלטות הן אחידות וברורות והספק מחויב לעמוד מאחורי ההערכות הכספיות שהעריך בשלב האפיון.


6 תמחור שלב היישום – בהמשך לסעיף הקודם. את שלב היישום חשוב לתמחר בסכום ידוע מראש, כי אז התכולה ולוחות הזמנים מוגדרים, סיכונים נלקחו בחשבון ואין הפתעות לאורך הפרויקט. ספק מקצוען יעמוד מאחורי הערכות המחיר שנתן בשלבי האפיון.

7. לוחות זמנים – לאחר שכבר בחרנו ספק, הגדרנו אסטרטגיה ועלויות לפרוייקט, חשוב מאד לקבוע לוח זמנים מוגדר לכל שלב ומשימה שבדרך. כבר משלב האסטרטגיה כדאי לעבוד בהתאם ללוחות זמנים ואבני דרך מוגדרים מראש. הגדרה כזו מספקת סדר זמנים גם עבור הלקוח וגם עבור הספק. לוחות הזמנים חשוב שיופצו בקרב כל המעורבים בפרוייקט. בדרך זו ניתנת לשני הצדדים האפשרות להפסיק את העבודה בכל זמן נתון או להרחיב את התהליך, בהתאם לשלבים בדרך. מומלץ  להגדיר מראש מה המשמעויות של אי עמידה בזמנים.


8. בחירת המערכת – הבחירה הסופית של המערכת צריכה להיות משותפת לספק וללקוח ולהתבסס על בחינה והשוואה של המערכות השונות הקיימות בשוק. בשלב זה, יש לקחת בחשבון שמערכות CRM לניהול לקוחות של יצרן אחד יתאימו בדיוק לצרכי ארגון אשר עוסק בהשכרת רכב, למשל, ולא יתאימו לצרכיה של חברת סלולר. מסיבה זו, יש לבחור את המערכת המתאימה ביותר מבין כלל המערכות המצויות בשוק. חשוב לוודא כי המערכת תיבחר בהתאם לצורכי הלקוח הקיימים והעתידיים ולא משיקולים לא רלוונטיים של ספק המייצג מוצר זה או אחר.

9. מחשוב ותיעוד התהליך – פרוייקטי IT מתאפיינים במורכבות גדולה מאד ולכן ישנה חשיבות קריטית לנהל ולתעד את הפרויקט ותוצריו בצורה ממוחשבת  שתשמר את הידע שנצבר בפרויקט וזאת, על מנת שידע חשוב זה לא יהיה בידיו של גורם אחד בלבד. בצורה זו, יש המשכיות של זרימת ידע בפרויקט גם אם יש תחלופה של אנשים בפרויקט.

10. מחויבות ההנהלה – מעורבות ומחויבות הנהלת החברה קריטית להצלחת הפרוייקט. פרוייקטים טכנולוגיים מתאפיינים בעלויות גבוהות ובשינויים ארגוניים מהותיים, מבחינת התהליכים ומבחינה אנושית.  מסיבות אלה, פרוייקטים כאלה לא יצליחו אם הנהלת החברה לא תהיה מעורבת ומגוייסת. כאשר הגורם המנהל את הפרוייקט יצליח ליצור תחושת מחויבות של ההנהלה הדרך להצלחת הפרויקט תהיה בטוחה. הדרך לעשות זאת היא לסחוף ולשתף את ההנהלה כבר משלב האסטרטגיה.

amiro@ITCOM.co.il

הדפסשלח לחברהוסף תגובה  הדלק בהZרקור

אודות אקונומיסט

חדשות כלכלה

פורומים כלכלה

מאמרים כלכלה

לינקים נבחרים

מי אנחנו

כלכלה

הנהלת חשבונות

כלכלת משפחה

לימודי שוק ההון

חברי המערכת

שוק ההון

שירותי מחשוב

כלכלה

מחשבונים

פרסמו אצלנו

נדל"ן

דיני מקרקעין

שוק ההון

מידע פיננסי

תקנון האתר

פרסום ומדיה

משכנתא

פנסיה

רוטנברג עו"ד גירושין 

צור קשר

ספורט ובריאות

פנסיה

יזמות

עסקים קטנים

RSS

טכנולוגיה

ייעוץ מס

משכנתאות

פורקס

       
       

חדשות כלכלה, עסקים , שוק ההון, משכנתא אקונומיסט.

דרונט בניית אתרים
© כל הזכויות שמורות לפורטל כלכלה, עסקים אקונומיסט בע"מ.