המערכת החדשה תומכת בכ- 1,600 משתמשים אשר מזינים לתוכה כמיליון מסמכים בשנה; היקף הפרויקט נאמד בכמיליון ₪.
מערכת ניהול הידע הרב שכבתי 2007ShareDocs פותחה ע"י חברת אלעד. היא מכילה פתרונות מגוונים לניהול מסמכים, ניהול משימות, מעקב החלטות, ניהול פרויקטים, ניהול תוכן ועוד. שדרוג המערכת לגרסתה החדשה ויישומה בשירות בתי הסוהר בוצע בצורה חלקה תוך פחות ממחצית הזמן שתוכנן.
במסגרת פרויקט היישום וההטמעה הוקם מערך הדרכה רחב היקף המלמד ומלווה את המשתמשים על התועלות החדשות במערכת. הטמעת המערכת כללה גם את שדרוג התשתיות מ -Share point 2003 ל MOSS 2007 - ((Microsoft Office Share point Server 2007.
לדברי גונדר משנה, ראובן מור, רמ"ח מערכות מידע ותקשוב, "2007ShareDocs היא מערכת לניהול ידע רב שכבתי ההופכת את התוכן והידע בשב"ס למידע נגיש וזמין, ומייעלת את תהליכי העבודה בארגון. השב"ס עובד עם מידע ומסמכים מאוד רגישים הנוגעים ישירות להחלטות הקשורות בבני אדם, ולכן שילוב המערכת 2007ShareDocs מייעל את זרימת הידע והמידע בארגון מבוזר זה כמו השב"ס ומאפשר לנו להשתמש במידע הרלוונטי בתבונה ולהקטין טעויות שעלולות לפגוע בבני אדם או בתהליכים המבצעיים בארגון".
גנ"מ מור הוסיף: " השב"ס הוא גוף הנמצא בגידול מתמיד של צרכים ודרישות ומתמודד עם הצמיחה בהצלחה, בין היתר באמצעות טכנולוגיות חדשניות המייעלות ומשפרות את פעילות הארגון. השדרוג יאפשר לשב"ס לייעל את עבודתם של עוד כ- 1,000 משתמשים נוספים.
לדברי מיכאל טייר, מנכ"ל אלעד, "שירות בתי הסוהר הוא אחד הלקוחות המרכזיים והחשובים בתחום ניהול הידע בחברת אלעד. אלעד מלווה את שירות בתי הסוהר עם מערכת ניהול הידע ShareDocs משנת 2004 ותמשיך לתת מענה ותמיכה לגוף חשוב זה עם יותר משתמשים ויותר תכונות חדשות התומכות במערכת".
